For at en bekræftet oversættelse kan bruges i udlandet, skal den ofte legaliseres af en dansk myndighed, der dermed bekræfter underskriften på translatørpåtegningen og dermed oversættelsens gyldighed.
Det er essentielt at understrege, at legalisering ikke er en kontrol af selve oversættelsen. Den står translatøren inde for over for tredjemand. Proceduren ved legalisering kan variere alt efter, hvor og hvordan du indhenter den nødvendige legalisering.
Hvad er legalisering?
En legalisering er en bekræftelse af underskriften på et dokument. Det er således kun originaler eller dokumenter med original underskrift eller digital signatur, der kan legaliseres.
Hvornår skal en oversættelse legaliseres?
Det er modtager, der afgør, om der er krav om en legalisering eller apostillepåtegning af både det originale (danske) dokument og oversættelsen af det pågældende dokument eller kun translatørens påtegning. Derfor bør du altid kontakte modtageren af dokumenterne eller det pågældende lands ambassade, da de kan fortælle dig, om det er tilstrækkeligt at få legaliseret oversættelsen eller om alle dokumenterne i en bekræftet oversættelse skal legaliseres/have apostillepåtegning.
Hvor skal en oversættelse legaliseres?
Visse dokumenter skal først legaliseres af en dansk myndighed, så som Dansk Erhverv (Handelskammeret) eller en notar, inden legalisering i Udenrigsministeriet. Andre dokumenter kan legaliseres direkte i Udenrigsministeriet med en apostille, i nogle tilfælde kan den enkelte ambassade eller konsulatet sørge for legaliseringen med et almindeligt stempel.
Udenrigsministeriet
Udenrigsministeriet kan forsyne dine dokumenter med en såkaldt apostille. En apostille er en påtegning fra Udenrigsministeriet, der bekræfter underskriften på det enkelte dokument. Det er med andre ord en legalisering af en underskrift. Det er kun bekræftede oversættelser, der kan legaliseres af Udenrigsministeriet, men først når translatørens underskrift er blevet legaliseres af Dansk Erhverv (Handelskammeret) eller en notar. Alle oversættelser skal i dag påtegnes, før Udenrigsministeriet kan apostillepåtegne dem.
Apostillen
Danmark tiltrådte Apostillekonventionen, også kaldet Haagerkonventionen af 5. oktober 1961, den 1. januar 2007. Tiltrædelsen gør det enklere for borgere og virksomheder at få legaliseret offentlige dokumenter, som skal anvendes i udlandet.
Når du først har fået en apostille på dit dokument, har du ikke brug for yderligere legalisering, hvis dit dokument skal anvendes i et af de cirka 100 lande, som er med i Apostillekonventionen, heriblandt alle EU-lande. Du kan se listen over apostillelandene på Udenrigsministeriets hjemmeside og hvis du er medlem, kan du også finde det på medlemssiden over nyttige links.
Hvis dit modtagerland derimod ikke har tiltrådt Apostillekonventionen, kan det være nødvendigt med endnu en legalisering fra det pågældende lands ambassade. Dog skal dokumentet sandsynligvis først have en apostille fra Udenrigsministeriet.
Apostillestemplet
Et apostillestempel er tosproget (dansk og engelsk), har et unikt nummer og indeholder information om, hvilken myndighed underskriveren af dokumentet tilhører. Stemplet udfyldes elektronisk og printes direkte på dokumentet, hvis muligt. Alle oplysningerne arkiveres, hvorved en udenlandsk modtager af et dokument med en dansk apostille kan indhente bekræftelse af eksistensen af den enkelte apostillepåtegning hos Udenrigsministeriets Legaliseringskontor. Dette gælder naturligvis også den anden vej rundt, og på Haagerkonventionens hjemmeside findes en liste over medlemslandenes apostillemyndigheder.
Dansk Erhverv
I 2017 ændrede staten proceduren for legalisering af oversættelser. Dansk Erhverv fik bemyndigelse, på niveau med en notar, til at legalisere translatørernes underskrift på bekræftede oversættelse. I dag er det således nødvendigt at få legaliseret sin oversættelse hos Dansk Erhverv, der har status som handelskammer, før det er muligt at indhente apostille fra Udenrigsministeriet.
Det er værd at vide, at Dansk Erhvervs stempel ikke kan stå alene som legalisering over for en udenlandsk myndighed. Formålet med Dansk Erhvervs stempel er udelukkende at legalisere translatørernes underskrifter, eftersom beskikkelsen af translatører og tolke er ophævet.
Translatørforeningen har i den forbindelse indgået en aftale med Dansk Erhverv, der tildeler medlemmer af foreningen et særligt stempel, der bekræfter translatørens kvalifikationer fremfor blot deres underskrift.
Notar
En notar har notariel beføjelse til at bekræfte underskrifter på dokumenter, derfor også en translatørs underskrift på en bekræftet oversættelse. Notaren kan ligeledes bekræfte, at en kopi er en bekræftet kopi af et originalt dokument.
Notaren godkender ikke indholdet i dokumentet, men skal sikre sig, at den, der underskriver dokumentet, kender dets indhold.
Notaren arbejder fra byretten. Der er frit valg mellem alle byretter, og det anbefales at konsultere den enkelte byrets hjemmeside for åbningstider og gebyrer m.m.
Ambassader og konsulater
I nogle tilfælde kan udenlandske ambassader og konsulater stå for legalisering af bekræftede oversættelser. Det kan fx være tilfældet, hvis et barn født i Danmark af forældre, hvor den ene er af udenlandsk oprindelse, skal registreres med navn, fødsel og dåb i det pågældende land. Det samme kan være tilfældet med vielser foretaget i Danmark af par af udenlandsk oprindelse eller forskellige nationaliteter. I sådanne tilfælde er det som regel ikke nødvendigt at foretage legalisering hos notar/Dansk Erhverv og dernæst Udenrigsministeriet, da ambassaden/konsulatet har de samme legaliseringsbeføjelser.
