Legalisering fra start til slut

foto af Bruce Mars for Unsplash

– en bekræftet oversættelses vej fra kunden til translatøren til modtageren

Der hersker sommetider tvivl om, hvordan det forholder sig i detaljen med de bekræftede oversættelser. Legaliseringens veje er en jungle, og her kan en certificeret translatør være en stor hjælp. Men da der hviler en del medansvar hos dig som kunde, er det praktisk, hvis du selv har sat dig lidt ind i procedurerne, så du er velforberedt.

Kildedokumenterne

Som en gylden hovedregel afhænger det altid af modtageren af dokument, om oversættelsen skal foretages ud fra det originale dokument eller om den fx kan ske på baggrund af en digital eller scannet version.

Du skal også være klar over, at det kan være et krav, at kildedokumentet skal legaliseres, hvis det er muligt. Kildedokumenter, der ofte skal legaliseres, er kildedokumenter med underskrifter på eller dokumenter, der kommer fra en offentlig myndighed.

Du skal altså undersøge hos modtageren af oversættelsen, hvilket dokument der skal oversættes ud fra og om det er nødvendigt med legalisering af kildedokumentet.

Her er nogle overordnede retningslinjer for, om et dokument kan legaliseres:

  • Dokumenter, der er udstedt og underskrevet (digitalt eller fysisk) af danske myndigheder, kan som udgangspunkt legaliseres. Er det ikke en myndighed, men fx en advokat, privatperson eller virksomhed, der har underskrevet dokumentet, skal det først notarpåtegnes, før det kan blive legaliseret.
  • Dokumenter uden underskrift kan ikke blive legaliseret.

Original med fysisk underskrift
Hvis modtageren af det oversatte dokument kræver, at en oversættelse finder sted på baggrund af originalen og den fysiske underskrift, skal translatøren have originalen for at udføre sit arbejde.

Priser og leveringsfrister aftales mellem translatøren og dig. Dette gælder også for legaliseringsydelser og forsendelse/levering frem og tilbage af et originalt dokument.

I mange tilfælde kan man ikke få originale underskrifter på et dokument, fordi man ikke ”ejer” dokumentet, eller fordi udsteder ikke vil afgive det (fx ved dødsattester). I sådanne tilfælde kan originaldokumentet ikke legaliseres. Men derfor kan oversættelsen godt.

Dernæst er der en række officielle dokumenter, der ikke har en fysisk underskrift, som pas, kørekort, opholdstilladelse og sundhedskort. I disse fire tilfælde kan man få en apostille på en bekræftet kopi af det originale dokument.

Original med digital signatur
Igen afhænger det af modtageren af dokumentet – og den legaliseringsprocedure, oversættelsen skal igennem – om en digitalt signeret version af kildedokumentet er tilstrækkelig. Du skal altså have fat i din modtager og få svaret der. Men translatøren kan i nogle tilfælde hjælpe dig med at få styr på, om den digitale version kan komme gennem legaliseringsmaskineriet.

Hvis din modtager accepterer et digitalt signeret kildedokument, og det gør de ofte, kan translatøren stadig udfærdige en analog bekræftelse med en printet version af udgangsteksten, og den version har du i reglen ret til at modtage (evt. med tillæg af forsendelsesomkostninger efter aftale). Men translatøren kan også returnere den bekræftede oversættelse (indscannet) elektronisk, hvis din modtager accepterer det, og du ikke har brug for originalen. Samtidig slipper du for forsendelsesomkostningerne, mens prisen for oversættelsen sandsynligvis forbliver uændret.

Bemærk dog, at der i mange lande er en bureaukratisk forkærlighed for stempler og originale underskrifter, hvorfor det altid er en god idé at få den fysiske version af den bekræftede oversættelse, hvis det alligevel skulle vise sig, at din modtager har brug for den. Bemærk også, at hvis der ikke er en våd underskrift, men en e-apostille på fx en dansk selskabsudskift, så vil den våde underskrift sjældent bliver efterspurgt i modtagerlandet. Men hvis der er en underskrift, skal den sandsynligvis legaliseres, i hvert fald til brug i visse lande.

Danske digitale dokumenter med digitale signaturer, der skal via Legaliseringskontoret i Udenrigsministeriet, kan uploades direkte på Udenrigsministeriets webshop (det kalder de den), når du bestiller og betaler for det nødvendige antal apostiller. Vær opmærksom på, at blot fordi et dokument er sendt digitalt, betyder det ikke, at det har en digital signatur.

En digital signatur bestilles særskilt hos de enkelte danske myndigheder, hvor det er muligt. Hvis dokumentet ikke har en gyldig digital signatur, bliver det stoppet i webshoppen, så det kan ikke uploades ved en fejl.

Se i øvrigt Udenrigsministeriets hjemmeside for instrukser om digitalt signerede dokumenter: https://um.dk/da/rejse-og-ophold/legalisering/legalisering-danske-dokumenter/

Endelig skal det tilføjes, at selvom Legaliseringen kan sætte en e-apostille på de oversatte dokumenter, betyder det ikke, at modtageren godtager det. Derfor er det til dato Legaliseringens erfaring, at håndlavede apostiller med blæk og prægning er det, der fungerer bedst. Det skal dog siges, at Legaliseringen primært henholder sig til, hvilke lande der anerkender e-apostillen, og at det sjældent er et land, der er din modtager, men snarere en domstol eller en uddannelsesinstitution. Det kan altså godt vise sig, at de ikke kan godkende en e-apostille eller at de kan, selvom Legaliseringen oplyser noget andet for det land, institutionen ligger i.

Indleverer du eller translatøren i dit sted derfor et elektronisk dokument (fx en digital udskrift fra virk.dk), så printer Legaliseringen det, sætter det sammen med translatørens bekræftelse (der forinden skal være legaliseret hos notaren eller Dansk Erhverv) og oversættelsen, og clipser det hele sammen klar til afhentning sammen med en klassisk apostille. Denne løsning kræver i princippet fysisk fremmøde med oversættelse og påtegnet bekræftelse.

Kopierede dokumenter
Nogle lande/modtagere vægrer sig mod at modtage kopierede dokumenter (eller dokumenter med en original underskrift, som ikke er legaliseret). I sidste ende er det op til dig og din modtager at beslutte, hvilken type kildedokument oversættelsen skal baseres på, og i mange tilfælde har du ikke adgang til originaldokumentet, og da må man oversætte ud fra et kopieret dokument.

Bekræftelsen

De danske myndigheder accepterer som udgangspunkt bekræftede oversættelser til dansk med translatørens stempel og påtegning.

Oversættelser af danske dokumenter til et fremmedsprog skal ikke altid legaliseres, men nogle lande og modtagere kræver det, og derfor er det så vigtigt, at du selv orienterer dig om dette, da dokumenterne i dette tilfælde kræver en bekræftet oversættelse.

Selve bekræftelsen er en A4-side, der indeholder en klamamse, som i ord binder originalen sammen med oversættelsen. Translatøren bedyrer nedenfor ved dato, navn, titel, underskrift og stempel at have gjort sit ypperste for at gengive originalen til fremmedsproget.

Skal oversættelsen legaliseres, er der fire løsninger:

Konsulat/ambassade

Dansk Erhverv (og apostille fra Udenrigsministeriet)

Notar (og apostille fra Udenrigsministeriet)

Dansk Industri (og apostille fra Udenrigsministeriet)

Legaliseringsmyndigheder

Dansk Erhverv
Man kan vælge at få Dansk Erhverv til at bekræfte en translatørpåtegning.

Det kan du spørge, om translatøren kan og vil stå for, da mange tilbyder at gøre dette som en ekstraydelse, mens andre vil bede dig selv stå for det.

Dansk Erhverv vil bede om at modtage bekræftelsespåtegningen fysisk (man kan sende den med post, kurer eller selv henvende sig på et af deres fem kontorer rundt om i landet landet – og da de ikke skal forholde sig til, om udgangsteksten er en original, kan det godt være et print af en original eller et print af et digitalt dokument.

Proceduren ved Dansk Erhverv foregår ved personligt fremmøde eller postfremsendelse. Bemærk, at en returneret, indscannet version af Dansk Erhvervs påtegning/stempel ikke kan blive legaliseret i Udenrigsministeriet hos Legaliseringskontoret, og både translatørens bekræftelse og Dansk Erhvervs påtegning skal derfor være originale. Hvis påtegningen hos Dansk Erhverv er et led i en længere legaliseringsprocedure, som afsluttes på Legaliseringskontoret hos Udenrigsministeriet, kan det aldrig nævnes for ofte: Legalisering med Apostille hos det danske Udenrigsministerium kan kun ske på baggrund af et dansk udstedt dokument.

Selve proceduren hos Dansk Erhverv tager som regel ganske få minutter. Du kan blot møde op (eller få et bud til at møde op) uden forudgående aftale, og derved er Dansk Erhverv også at foretrække fremfor notaren, som tager længere tid og typisk koster mere, ud over det åbenlyse, nemlig at de bekræfter translatørens virke som translatør og derved selve oversættelsen og ikke kun vedkommendes identitet. Men tal med den translatør, der varetager din oversættelse, da de som hovedregel kender proceduren indgående og bedst kan vejlede dig netop i dette trin.

Når oversættelsen har fået stempelpåtegning fra Dansk Erhverv med underskrift og præget logo, er den legaliseret og vil blive accepteret i Udenrigsministeriet, som derefter legaliserer Dansk Erhvervs underskrift.

Inden du forlader Dansk Erhverv, skal du kontrollere, at du fik det rigtige stempel, nemlig certified-translator-stemplet, som lyder: “The Danish Chamber of Commerce do hereby confirm that this person is known to us as a certified translator and worthy of confidence.” Dansk Erhverv opererer med i alt tre stempler til oversættelser, som anvendes afhængig af, om oversættelsen er udført af et oversætterbureau, en virksomhed eller i dette tilfælde en selvstændig translatør. Det skal nævnes, idet Legaliseringen ikke sætter apostille på dit dokument, hvis Dansk Erhverv ved en fejl har bekræftet med et forkert stempel.

Notarpåtegning
Hos notaren bekræftes oversætterens identitet og ikke indholdet i oversættelsen, hvorfor translatøren skal møde op i egen person og underskrive bekræftelsessiden foran notaren, der verificerer translatørens identitet. Det betyder, at notaren i reglen kun skal se bekræftelsessiden og slet ikke forholde sig til indholdet.

Herefter kan notarens underskrift blive legaliseret hos Udenrigsministeriet, men i nogle lande vil det være tilstrækkeligt med notarpåtegning i sig selv – det må du undersøge hos din modtager.

Dansk Industri
Dansk Industri kan også bekræfte translatørens underskrift, stort set på samme måde som hos Dansk Erhverv.

Konsulat eller ambassade
Som med al anden praksis inden for dette emne, afhænger det af din modtager, om det er muligt at få legaliseret en oversættelse på et konsulat eller en ambassade. Desuden er der forskellige procedurer på de enkelte ambassader/konsulater, således at translatøren de fleste steder skal være godkendt af ambassaden, før de kan indhente en legalisering.

Proceduren ved konsulat/ambassade minder om den ved Dansk Erhverv og notaren: man møder op og modtager den udenlandske myndigheds legalisering af den færdige bekræftede oversættelse. Det skal ikke nødvendigvis være dig selv, der møder op. Dog skal man legitimere sig. Du kan altid forhøre dig hos konsularafdelingen på ambassaden for modtagerlandet for at høre, hvad der kan lade sig gøre.

Udenrigsministeriet
Legaliseringskontoret hos Udenrigsministeriet legaliserer udelukkende danske originaler udstedt af danske myndigheder med originale underskrifter på (det kan også være digitale signaturer – se ovenfor for procedure for indlevering af dokumenter med digital signatur). I forbindelse med oversættelser legaliserer Udenrigsministeriets legaliseringskontor påtegninger på oversættelsen fra Dansk Erhverv, Dansk Industri eller notar.

OBS: Udenrigsministeriet accepterer ikke scan eller kopi af underskrifter.

Legaliseringskontoret hos Udenrigsministeriet har i 2020 anlagt en ny fortolkning af Apostillekonventionen. Dette påvirker som udgangspunkt ikke muligheden for apostille på oversættelser fra dansk til fremmedsproget, men læs gerne nedenstående grundigt.

Som noget nyt kan bekræftede kopier ikke længere legaliseres, bortset fra fire undtagelser, hvor Legaliseringskontoret legaliserer bekræftede kopier af danske dokumenter, og det er i tilfælde med pas, kørekort, sundhedskort og opholdstilladelser, da disse ikke fysisk kan behæftes med en apostille. Så andre bekræftede kopier må ikke længere indgå i en oversættelse, hvis den skal kunne legaliseres.

Bemærk, at Legaliseringskontoret ikke aktuelt accepterer at sætte apostille på bekræftede oversættelser, hvor et af kildedokumenterne er udstedt af en udenlandsk myndighed. Det vil fx sige, at man pt. ikke i Danmark kan få legaliseret fx en oversættelse af et fransk uddannelsesbevis, som oversættes til dansk for at blive oversat videre til engelsk. Oversættelser, der indeholder udenlandske originale dokumenter, skal altid legaliseres hos den udenlandske myndigheds Udenrigsministerium eller ambassade. Det betyder, at Legaliseringskontoret ikke vil sætte apostille på Dansk Erhvervs eller notarens legalisering af den bekræftede oversættelse, hvis oversættelsen indeholder et dokument, der er udstedt af en udenlandsk myndighed. Dette er et område under udvikling, og det er således heller ikke sikkert, at oversættelsen må indeholde et udenlandsk dokument, som ikke er underskrevet eller stammer fra en myndighed (fx en kontrakt).

Der er to muligheder for fremmøde hos Udenrigsministeriet, men du skal altid betale og proklamere din ankomst først, dette sker online eller på en til formålet opstillet iPad i venteværelset: https://dys.um.dk/Shop/purchase/details/6291b557-b0ac-4f5c-ba08-5f11eaa991a7

  1. Mød op på deres kontor i åbningstiden med det originale dokument. Dokumentet vil normalt blive legaliseret med det samme
  2. Send det originale dokumentmed posten og vedlægge kvitteringen for købet (husk returporto).Behandlingstiden for dokumenter modtaget med posten er op til 5 arbejdsdage, fra Legaliseringskontoret modtager dokumentet. Derefter returnerer de dokumentet med den valgte leveringsmetode.

Hvis der er krav om en legalisering af oversættelsen, vil det ofte også være nødvendigt med en legalisering af originaldokumentet. Det sker også hos Udenrigsministeriet – de to kan med fordel legaliseres samtidig, så der sikres parallelitet i påtegningerne, og du eller translatøren sparer en tur til Legaliseringskontoret.

 Du kan også hente appen ”Legalisering i Danmark ”og bestille i denne.

Og nu skal oversættelsen blot finde sin vej til din modtager.

Er du translatør og medlem af foreningen har vi udfærdiget en grundigere gennemgang af emnet, som du kan læse ved at logge ind på hjemmesiden med dit brugernavn og kode: Legaliseringsvejledning til translatører