– en bekræftet oversættelses vej fra kunden til translatøren til modtageren
Der hersker sommetider tvivl om, hvordan det forholder sig i detaljen med de bekræftede oversættelser og legalisering. Legaliseringens veje er en jungle, og her kan en certificeret translatør være en stor hjælp. Men da der hviler en del medansvar hos dig som kunde, er det praktisk, hvis du selv har sat dig lidt ind i procedurerne, så du er velforberedt.
DER ER INDFØRT NYE REGLER I 2023
Som noget nyt i 2023 stiller Udenrigsministeriet det krav, at danske myndighedsdokumenter altid skal legaliseres, når de indgår i en oversættelse, der bliver legaliseret. Det vil sige, at personattester, skatteopgørelser, skilsmissepapirer, dødsattester osv. skal foreligge med digital eller original, våd (fysisk) underskrift og legaliseres særskilt, når oversættelsen skal legaliseres.
Det påvirker selvfølgelig ikke almindelige bekræftede oversættelser uden legalisering, eller oversættelser, hvis legalisering stopper ved påtegning af Dansk Erhverv eller notar. Men lige så snart der skal en apostille på oversættelsen, skal der nu også en apostille på kildeteksten, hvis den altså er udstedt af en dansk myndighed. Ansættelsespapirer, advokatskrivelser, elregninger osv. er udstedt af virksomheder og kræver derfor ikke legalisering.
Hvad er legalisering?
En legalisering er en bekræftelse af underskriften på et dokument. Det er således kun originaler eller dokumenter med original underskrift eller digital signatur, der kan legaliseres.
Kildedokumenterne
Der er ikke særlige krav til kildedokumentet, for at en certificeret translatør kan lave en bekræftet oversættelse. Men modtageren (typisk i udlandet) kan have et ønske om, at kildedokumentet er originalt og underskrevet. Og hvis den bekræftede oversættelse skal legaliseres, stiller Udenrigsministeriet også særlige krav til kildedokumentet i henhold til Apostillekonventionen.
Du skal altså undersøge hos modtageren af oversættelsen, hvilket dokument der skal oversættes ud fra, og om det er nødvendigt med legalisering af kildedokumentet.
Her er nogle overordnede retningslinjer for, om et kildedokument kan legaliseres:
- Dokumenter, der er udstedt og underskrevet (digitalt eller fysisk) af danske myndigheder, kan legaliseres.
- Er det ikke en myndighed, men fx en advokat, privatperson eller virksomhed, der har underskrevet dokumentet, kan dokumentet som udgangspunkt ikke blive legaliseret, og dette kræves da også sjældent af modtager. Hvis modtager insisterer på legalisering af et sådant kildedokument, skal den udstedende virksomhed typisk underskrive dokumentet for en notar, og det kan i praksis være vanskeligt at få afsender til at gøre.
- Dokumenter uden underskrift kan ikke blive legaliseret.
- Udenlandske dokumenter kan ikke blive legaliseret i Danmark. Hvis de skal indgå i en legaliseret oversættelse, skal de i forvejen være legaliseret i deres oprindelsesland.
Original med fysisk underskrift
Hvis modtageren af det oversatte dokument kræver, at en oversættelse finder sted på baggrund af en original med fysisk underskrift, skal translatøren modtage originalen for at udføre sit arbejde.
I mange tilfælde er det besværligt at få originale underskrifter på et dokument, fordi man ikke ”ejer” dokumentet, eller fordi udsteder ikke vil afgive det (fx ved dødsattester). Men hvis oversættelsen skal legaliseres, og kildedokumentet er udstedt af en dansk myndighed, skal der en underskrift på.
Tidligere kunne man få en apostille på en notarbekræftet kopi af et originaldokument, men Legaliseringen accepterer i øjeblikket (2023) kun notarbekræftede kopier af disse fire officielle dokumenter, der ikke kan få en fysisk underskrift, nemlig pas, kørekort, opholdstilladelse og sundhedskort samt allerede legaliserede dokumenter.
Original med digital signatur
Igen afhænger det af modtageren af dokumentet – og den legaliseringsprocedure, oversættelsen skal igennem – om en digitalt signeret version af kildedokumentet er tilstrækkelig. Du skal altså have fat i din modtager og få svaret der.
Et digitalt signeret dokument er et PDF-dokument med en indbygget signeringskode fra en dansk myndighed. Signeringen kan kun ses i form af en bjælke øverst i PDF-læseren. Et digitalt signeret dokument fra en dansk myndighed kan uploades til Legaliseringskontoret, som udskriver det og forsyner det med apostille.
Bemærk dog, at der i mange lande er en bureaukratisk forkærlighed for stempler og originale underskrifter. Omvendt gælder det, at hvis der ikke er en våd underskrift på fx en dansk selskabsudskrift, så vil den våde underskrift sjældent blive efterspurgt i modtagerlandet.
Men husk, at hvis oversættelsen skal legaliseres, kræver Legaliseringskontoret altid, at det danske dokument også skal legaliseres, hvis det altså er udstedt af en dansk myndighed.
Danske digitale dokumenter med digitale signaturer, der skal legaliseres via Legaliseringskontoret i Udenrigsministeriet, skal uploades direkte på Udenrigsministeriets webshop (det kalder de den), hvor du bestiller og betaler for det nødvendige antal apostiller. Vær opmærksom på, at blot fordi et dokument er sendt digitalt, betyder det ikke, at det har en digital signatur.
En digital signatur bestilles særskilt hos de enkelte danske myndigheder, hvor det er muligt. Hvis dokumentet ikke har en gyldig digital signatur, bliver det stoppet i webshoppen, så det kan ikke uploades ved en fejl.
Se i øvrigt Udenrigsministeriets hjemmeside for instrukser om digitalt signerede dokumenter: https://um.dk/da/rejse-og-ophold/legalisering/legalisering-danske-dokumenter/
Indleverer du eller translatøren i dit sted derfor et elektronisk dokument (fx en digital udskrift fra virk.dk), så printer Legaliseringen det og forsyner det med en apostille. Herefter er det klar til at blive sat sammen med den bekræftede oversættelse, som nu kan blive legaliseret.
Kopierede dokumenter, fuldmagter og dokumenter fra virksomheder
Nogle lande/modtagere vægrer sig mod at modtage kopierede dokumenter eller dokumenter med en original underskrift, som ikke er legaliseret. Drejer det sig om et myndighedsdokument er der nu ikke længere nogen tvivl: Det skal legaliseres, hvis oversættelsen også skal legaliseres. Men visse private dokumenter har også en underskrift – fx kontrakter – og de behøver ikke at blive legaliseret. Men det er op til modtageren af oversættelsen. Bemærk at der er særlige regler for fuldmagter, som skal notarpåtegnes, før de kan legaliseres. Det er underskriveren af fuldmagten, der selv skal underskrive for notaren. Se https://um.dk/rejse-og-ophold/legalisering/legalisering-danske-dokumenter/fuldmagter
Bekræftelsen
De danske myndigheder accepterer som udgangspunkt bekræftede oversættelser til dansk med translatørens stempel og påtegning. En bekræftet oversættelse til dansk skal ikke legaliseres for at blive anerkendt i Danmark, og da der i sagens natur indgår et udenlandsk udstedt dokument, kan oversættelsen heller ikke blive legaliseret i Danmark. I forhold til legalisering er det derfor kun oversættelser fra dansk til et fremmedsprog, der er relevant.
Selve bekræftelsen er en A4-side, der indeholder en klamamse, som i ord binder originalen sammen med oversættelsen. Translatøren bedyrer nedenfor ved dato, navn, titel, underskrift og stempel at have gjort sit ypperste for at gengive originalen til fremmedsproget.
Skal oversættelsen legaliseres, er der fire løsninger:
- Konsulat/ambassade
- Dansk Erhverv (og apostille fra Udenrigsministeriet)
- Notar (og apostille fra Udenrigsministeriet)
- Dansk Industri (og apostille fra Udenrigsministeriet).
Legaliseringsmyndigheder
Dansk Erhverv
Man kan vælge at få Dansk Erhverv til at bekræfte en translatørpåtegning.
Det kan du spørge, om translatøren kan og vil stå for. Mange translatører tilbyder at gøre dette som en ekstraydelse, mens andre vil bede dig selv stå for det.
Dansk Erhverv vil bede om at modtage bekræftelsespåtegningen fysisk (man kan sende den med post, kurer eller selv henvende sig på et af deres fem kontorer rundt om i landet– og da de ikke skal forholde sig til, om udgangsteksten er en original, kan det godt være et print af en original eller et print af et digitalt dokument.
Bemærk, at en returneret, indscannet version af Dansk Erhvervs påtegning/stempel ikke kan blive legaliseret i Udenrigsministeriet hos Legaliseringskontoret, og både translatørens bekræftelse og Dansk Erhvervs påtegning skal derfor være originale. Hvis påtegningen hos Dansk Erhverv er et led i en fuldstændig legaliseringsprocedure, som afsluttes på Legaliseringskontoret hos Udenrigsministeriet, kan det aldrig nævnes for ofte: Legalisering med apostille hos det danske Udenrigsministerium kan kun ske på baggrund af et dansk udstedt dokument.
Selve proceduren hos Dansk Erhverv tager som regel ganske få minutter. Du kan blot møde op (eller få et bud til at møde op) uden forudgående aftale, og derved er Dansk Erhverv også at foretrække fremfor notaren, som tager længere tid og typisk koster mere, ud over det åbenlyse, nemlig at Dansk Erhverv bekræfter den certificerede translatør virke som translatør og derved selve oversættelsen og ikke kun vedkommendes identitet. Men tal med den translatør, der varetager din oversættelse, da de som hovedregel kender proceduren indgående og bedst kan vejlede dig netop i dette trin.
Når oversættelsen har fået stempelpåtegning fra Dansk Erhverv med underskrift og præget logo, er den legaliseret her og vil blive accepteret i Udenrigsministeriet, som derefter legaliserer Dansk Erhvervs underskrift.
Inden du forlader Dansk Erhverv, skal du kontrollere, at du fik det rigtige stempel, nemlig certified-translator-stemplet, som lyder: “The Danish Chamber of Commerce do hereby confirm that this person is known to us as a certified translator and worthy of confidence.” Dansk Erhverv har nemlig altid en opdateret liste over Translatørforeningens certificerede translatører og påtegner vores oversættelser med dette særlige stempel. Dansk Erhverv opererer med i alt tre stempler til oversættelser, som anvendes afhængig af, om oversættelsen er udført af et oversætterbureau, en virksomhed eller i dette tilfælde en certificeret translatør. Vi nævner det, idet Legaliseringen ikke sætter apostille på dit dokument, hvis Dansk Erhverv ved en fejl har bekræftet med et forkert stempel.
Notarpåtegning
Hos notaren bekræftes oversætterens identitet og ikke indholdet i oversættelsen, hvorfor translatøren skal møde op i egen person og underskrive bekræftelsessiden foran notaren, der verificerer translatørens identitet. Det betyder, at notaren i reglen kun skal se bekræftelsessiden og slet ikke forholde sig til indholdet.
Herefter kan notarens underskrift blive legaliseret hos Udenrigsministeriet, men i nogle lande vil det være tilstrækkeligt med notarpåtegning i sig selv – det må du undersøge hos din modtager.
Dansk Industri
Dansk Industri kan også bekræfte translatørens underskrift, stort set på samme måde som hos Dansk Erhverv.
Konsulat eller ambassade
Som med al anden praksis inden for dette emne, afhænger det af din modtager og modtagerlandet, om det er muligt at få legaliseret en oversættelse på et konsulat eller en ambassade. Desuden er der forskellige procedurer på de enkelte ambassader/konsulater, således at translatøren de fleste steder skal være godkendt af ambassaden, før de kan indhente en legalisering.
Proceduren ved konsulat/ambassade minder om den ved Dansk Erhverv og notaren: man møder op og modtager den udenlandske myndigheds legalisering af den færdige bekræftede oversættelse. Der kan være forskellige krav til, om det er translatøren, der skal møde op, eller om andre kan gøre det. Du kan altid forhøre dig hos konsularafdelingen på ambassaden for modtagerlandet for at høre, hvad der kan lade sig gøre.
Udenrigsministeriet
Legaliseringskontoret hos Udenrigsministeriet legaliserer udelukkende danske originaler udstedt af danske myndigheder med originale underskrifter på (det kan også være digitale signaturer – se ovenfor for procedure for indlevering af dokumenter med digital signatur). I forbindelse med oversættelser legaliserer Udenrigsministeriets legaliseringskontor påtegninger på oversættelsen fra Dansk Erhverv, Dansk Industri eller notar.
OBS: Udenrigsministeriet accepterer ikke scan eller kopi af underskrifter.
Legaliseringskontoret hos Udenrigsministeriet har i 2020 og igen i 2023 anlagt en ny fortolkning af Apostillekonventionen, hvorfor vi anbefaler, du læser nedenstående grundigt.
Nyt i 2023:
Hvis du skal have legaliseret en oversættelse, der indeholder et dokument, der er udstedt af en dansk myndighed, skal dette myndighedsdokument også legaliseres. Eksempler på myndighedsdokumenter er dødsattester, eksamensbeviser, fødselsattester, skattepapirer, stævninger fra domstolenes sagsportal, dombogsudskrifter, CVR-udskrifter, tilladelser fra fx fødevaremyndighederne eller Finanstilsynet, straffeattester, bopælsattester og meget mere.
Det er ikke udlandet, der stiller dette krav. Det er Udenrigsministeriet, der vil være sikre på, at der er tale om gyldige, originale danske dokumenter, som de kan stå inde for.
En konsekvens af dette er, at Udenrigsministeriet kan afvise at legalisere ældre kirkelige attester og andre ældre dokumenter, hvis de ikke kan finde underskriveren i deres arkiv. Derfor kan det være en god idé at fremskaffe nye attester, hvis du kun har en gammel original dåbsattest fra 1974. Som et eksempel kan nævnes, at legalisering af oversættelse af eksamensbeviser nu kræver, at beviset foreligger med en våd signatur fra uddannelsesinstitutionen. Et gammelt originalt eksamensbevis kan måske ikke blive legaliseret, hvis Udenrigsministeriet ikke kan identificere den oprindelige underskriver i sit arkiv. Man kan forespørge Udenrigsministeriet om de kender den pågældende underskrift, men det bedste er at anskaffe en ny og frisk underskrift på beviset. Hvis det er en ny underskrift, sørger Udenrigsministeriet for at verificere den.
Den nye praksis påvirker ikke legalisering af oversættelser, hvor der ikke indgår et dansk myndighedsdokument. Det vil sige, at der ikke er krav om legalisering af kildedokumenter udfærdiget af private eller virksomheder, som indgår i en bekræftet oversættelse. Det kan være ansættelseskontrakter, regninger, dokumenter fra advokater mv.
Notarbekræftede kopier kan ikke længere legaliseres, bortset fra fire faste undtagelser, hvor Legaliseringskontoret legaliserer bekræftede kopier af danske dokumenter, og det gælder pas, kørekort, sundhedskort og opholdstilladelser, da disse ikke fysisk kan behæftes med en apostille. Så andre bekræftede kopier må ikke længere indgå i oversættelsen, hvis den skal kunne legaliseres. En ny undtagelse er allerede legaliserede dokumenter. Her må notaren gerne lave en true copy, som Legaliseringskontoret herefter accepterer at legalisere. Det kan være aktuelt i sager, hvor kunden kun har én original, men skal bruge to legaliserede oversættelser. Eller hvis kunden har et originalt svendebrev, der er limet fast i et hæfte – her kan man få en apostille først, og gå til notaren og få lavet en kopi, som herefter kan indgå i den bekræftede oversættelse.
Bemærk, at Legaliseringskontoret ikke accepterer at sætte apostille på bekræftede oversættelser, hvor et af kildedokumenterne er udstedt af en udenlandsk myndighed – medmindre det udenlandske myndighedsdokument er apostilleret i oprindelseslandet. Det vil fx sige, at man pt. ikke i Danmark kan få legaliseret fx en oversættelse af et fransk uddannelsesbevis, som oversættes til dansk for at blive oversat videre til engelsk, hvis det franske bevis ikke har fået en apostille i Frankrig.
Udenlandske originale dokumenter, der indgår i en oversættelse skal altid legaliseres hos den udenlandske myndigheds Udenrigsministerium eller ambassade. Det betyder, at Legaliseringskontoret ikke vil sætte apostille på Dansk Erhvervs eller notarens legalisering af din bekræftede oversættelse, hvis oversættelsen indeholder et dokument, der er udstedt af en udenlandsk myndighed. Dette er et område under udvikling, og det er således heller ikke sikkert, at oversættelsen må indeholde et udenlandsk dokument, som ikke er underskrevet eller stammer fra en myndighed (fx en kontrakt).
Der er to muligheder for fremmøde hos Udenrigsministeriet, men du skal altid betale og proklamere din ankomst først. Dette sker online eller på en til formålet opstillet iPad i venteværelset: https://dys.um.dk/Shop/purchase/details/6291b557-b0ac-4f5c-ba08-5f11eaa991a7
- Mød op på deres kontor i åbningstiden med det originale dokument. Dokumentet vil normalt blive legaliseret med det samme
- Send det originale dokument med posten og vedlægge kvitteringen for købet (husk returporto). Behandlingstiden for dokumenter modtaget med posten er op til 5 arbejdsdage, fra Legaliseringskontoret modtager dokumentet. Derefter returnerer de dokumentet med den valgte leveringsmetode.
Når en oversættelse skal legaliseres, og originaldokumentet også skal have apostille på, kan du med fordel få dem legaliseret samtidig, så der sikres parallelitet i påtegningerne, og du eller translatøren sparer en tur til Legaliseringskontoret.
Og nu skal oversættelsen blot finde sin vej til din modtager.
Er du translatør og medlem af foreningen har vi udfærdiget en grundigere gennemgang af emnet, som du kan læse ved at logge ind på hjemmesiden med dit brugernavn og kode: Legaliseringsvejledning til translatører
