Forretningsorden og bestyrelseshåndbog

 

Du kan herunder læse "forretningsorden og bestyrelseshåndbog", eller du kan hente den som pdf her. 

 

  

Forretningsorden og bestyrelseshåndbog

 

Revideret: januar 2018 

Indhold

Introduktion. 3

Translatørforeningens formål 3

Forretningsorden. 4

Forventninger. 4

Bestyrelsens funktion. 5

Organisering. 5

Repræsentationer. 6

Kommunikation. 6

Ansvarsområder. 7

Bestyrelsesmøder. 9

Økonomi 9

Medlemsarrangementer. 10

Årshjul 10

Eksternt samarbejde. 11

 

Introduktion

 

 

Denne håndbog er udarbejdet til bestyrelses- og udvalgsmedlemmer i Translatørforeningen.

Håndbogen giver sammen med foreningens vedtægter en oversigt over, hvordan foreningen er organiseret, og hvilke retningslinjer der gælder for foreningen.

Håndbogen er udarbejdet og vedtaget af bestyrelsen og revideres årligt.

Seneste revisionsdato: september 2017

 

Translatørforeningens formål

 

 

Foreningens formål er at varetage medlemmernes professionelle interesser samt at give medlemmerne mulighed for at netværke og indgå i et socialt fællesskab med kolleger.

Foreningen vil opnå dette formål blandt andet ved at virke for:

·         at sikre og forbedre medlemmernes muligheder for udøvelse af erhvervet

·         at sikre og forbedre medlemmernes muligheder for udvikling af deres faglige kompetencer, blandt andet gennem efteruddannelse og afholdelse af faglige arrangementer

·         at afholde arrangementer, hvor medlemmerne har mulighed for at netværke og indgå i et socialt fællesskab med kolleger.

·         at værne om kvalitet i branchen for oversættere og tolke samt medvirke til at sikre en høj faglig og etisk standard inden for tolke- og oversætterbranchen i tæt dialog med myndigheder, uddannelsesinstitutioner og centrale erhvervsorganisationer.

 

 

Forretningsorden

1.      Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter den årlige generalforsamling med

·         næstformand

·         kasserer

·         sekretær

·         personaleansvarlig

·         kontaktperson(er) til udvalg

·         fuldmagtshaver til at godkende betalinger samarbejde med kassereren

2.      Bestyrelsen samles mindst 4 gange om året.

3.      Bestyrelsesformanden leder møderne.

4.      Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. Afgørelser finder sted ved almindelig stemmeflerhed.

5.      Bestyrelsesformand og næstformand fastsætter dagsordenen. Alle medlemmer kan få optaget punkter på dagsordenen.

6.      Bestyrelsesformanden indkalder i samarbejde med den ansatte sekretær til møder og udsender dagsordenen mindst 8 dage før mødet.

7.       Den ansatte sekretær fører referat, som gennemlæses og rettes til af den valgte sekretær, før det udsendes til kommentering blandt bestyrelsens medlemmer. Disse returnerer eventuelle kommentarer inden for en uge. Evt. kommentarer indarbejdes, hvorefter referatet anses for at være klart til udsendelse af foreningens ansatte sekretær. Referatet udsendes til bestyrelsens medlemmer senest 8 dage efter mødet og offentliggøres efterfølgende.

 

8.      Bestyrelsen skal årligt revidere forretningsorden og bestyrelseshåndbog, specielt med henblik på kontaktoplysninger og gerne på første møde efter den ordinære, årlige generalforsamling.

9.      Bestyrelsen følger hvert år op på Justitsministeriets takster for translatører og tolke. Disse lægges på den offentlige del af foreningens hjemmeside.

 

Forventninger

 

 Vi har alle et personligt ansvar for de ting, vi gør. Dette forhold kan umiddelbart overføres til foreninger. En forening er en selvstændig juridisk person. Det vil sige, at foreningen kan handle, indgå aftaler, påtage sig forpligtelser, leje lokale m.m. At det er foreningen, der påtager sig ansvaret for foreningens handlinger, betyder ikke, at man som bestyrelse eller bestyrelsesmedlem kan fralægge sig ethvert ansvar.

De almindelige regler om fuldmagt, ansvar og erstatningspligt gælder for bestyrelsen. At der gælder det almindelige erstatningsansvar for bestyrelser vil sige, at man som bestyrelsesmedlem risikerer at påtage sig et personligt ansvar, hvis man handler i strid med aftalte retningslinjer (uden fuldmagt) eller uforsvarligt og i strid med det, man bør kunne forvente af et almindeligt fornuftigt bestyrelsesmedlem.

Som bestyrelsesmedlem skal man være opmærksom på, at man selv er ansvarlig for at blive informeret om alle relevante forhold. Man har pligt til selv at være udfarende og indhente oplysninger, man mangler. Det er for eksempel ikke en undskyldning, at kassereren ikke vil eller kan fortælle, hvordan det går med økonomien, da man skal fastholde sin ret til at kende foreningens økonomiske situation. Et sådant ansvar bør imidlertid ikke afskrække nogen fra at gå ind i bestyrelsesarbejdet. Det er blot vigtigt at være sig sit ansvar bevidst. Og så er det vigtigt at være åben og ærlig og at bruge sin sunde fornuft.

Følgende forventninger gælder for alle medlemmer af bestyrelsen i forhold til arbejdet i bestyrelsen.

 

Det forventes at medlemmerne af bestyrelsen

  • deltager aktivt i bestyrelsens møder
  • er loyale over for bestyrelsens beslutninger i forhold til omverdenen
  • er engagerede i foreningens arbejde
  • orienterer de øvrige medlemmer af bestyrelsen om evt. tiltag, de måtte blive bekendt med
  • melder evt. afbud til møder og øvrige arrangementer i så god tid som muligt
  • så vidt muligt deltager i foreningens øvrige arrangementer
  • holder sig orienteret om emner af interesse for foreningens virke
  • fremsender evt. emner til bestyrelsens dagsordener senest 10 dage før et møde

 

Fortrolighed

Bestyrelsens medlemmer og den ansatte sekretær må ikke videregive informationer, der er indhentet i forbindelse med bestyrelsesarbejdet, medmindre de videregives i anden sammenhæng, i øvrigt er offentligt tilgængelige eller har aftalt det med bestyrelsen. Dette gælder især information om enkelte medlemmer af foreningen.

Bestyrelsens funktion

 

Bestyrelsen er valgt af generalforsamlingen til at lede foreningen året igennem, og den skal således være loyal mod de beslutninger, generalforsamlingen har truffet.

Ud over at forvalte generalforsamlingens intentioner er det også bestyrelsens naturlige opgave at beskrive de fremadrettede mål for foreningen, så de kan blive behandlet på kommende generalforsamlinger. 

 

Organisering

 

Translatørforeningen er organiseret med en bestyrelse valgt af foreningens stemmeberettigede medlemmer på en årlig generalforsamling.

Udvalgsarbejde

Bestyrelsen kan nedsætte arbejdende udvalg, der p.t. omfatter:

  • Tolkeudvalg
  • Kursusudvalg
  • PR-udvalg
  • Evalueringsudvalg

Bestyrelsen udpeger blandt sine medlemmer en kontaktperson til hvert udvalg.

Udvalgene arbejder under ansvar over for bestyrelsen og skal sikre jævnlig information til denne – gerne via den udpegede kontaktperson i bestyrelsen. Daglige arbejdsopgaver såsom sædvanlig mødeafholdelse aftales internt i udvalgene efter retningslinjerne i denne forretningsorden og bestyrelseshåndbog. Ekstraordinære aktiviteter forelægges bestyrelsen til godkendelse.

Referater

Referater føres af bestyrelsens valgte sekretær. Referaterne gennemlæses af bestyrelsens valgte sekretær, hvorefter denne første udgave sendes til bestyrelsen, der skal returnere kommentarer inden for en uge. Evt. kommentarer indarbejdes, hvorefter referatet anses for at være klart til udsendelse af foreningens ansatte sekretær. 

 

Bestyrelsens valgte sekretær udarbejder et kort referat, der lægges på LinkedIn og Facebook enten af bestyrelsens sekretær eller foreningens sekretær. 

Det godkendte referat underskrives af bestyrelsen på førstkommende møde.

Fastlæggelse af bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder fastlægges så vidt muligt et halvt år forud. På det første bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling fastlægges møderne som minimum for det kommende halve år. 

Repræsentationer

 

EULITA
Foreningen er medlem af EULITA (European Legal Interpreters and Translators Association), og bestyrelsen beslutter foreningens repræsentation fra gang til gang. Som udgangspunkt søges deltagelse af et bestyrelsesmedlem samt et medlem af tolkeudvalget. 

Dansk Sprognævn
Translatørforeningen har ret til at udpege et medlem af Dansk Sprognævn efter nævnets regler. Rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i nævnets møder afholdes af foreningen efter reglerne i denne forretningsorden og bestyrelseshåndbog.

 

Kommunikation

 

Foreningen kommunikerer typisk med medlemmerne via e-mail og nyhedsbreve, der efterfølgende lægges på foreningens hjemmeside i medlemsdelen (den lukkede del). Nyheder af interesse for offentligheden lægges på den åbne del.

 

Foreningen kommunikerer primært via følgende platforme:

  • E-mail
  • Sociale medier: Facebook og LinkedIn, der begge er lukkede fora. Der er p.t. 114 medlemmer af Facebook-gruppen og 91 af LinkedIn-gruppen.

o   Facebook (navn: Translatørforeningens lukkede gruppe, administratorer: Mayanoa Schneider (medlem) og Linda Kyllesbech (sekretær))

o   LinkedIn (navn: Translatørforeningen, administrator: Linda Kyllesbech (sekretær))

Især Facebook-gruppen bruges dels til information fra foreningen til medlemmerne og til medlemmers indbyrdes erfaringsudveksling. 

Nyhedsbreve
Den ansatte sekretær udarbejder og udsender efter behov nyhedsbreve til foreningens medlemmer via mail.                                          

Ansvarsområder

 

Formandens opgaver er:

  • at tegne foreningen udadtil
  • at modtage og videreformidle information til og fra foreningen i samarbejde med den ansatte sekretær
  • i samarbejde med den ansatte sekretær og næstformanden at udsende dagsorden senest 8 dage før afholdelse af bestyrelsesmøder
  • at udfærdige dagsorden ud fra forestående aktiviteter. De enkelte punkter på dagsordenen udspecificeres i videst muligt omfang, så alle er klar over, hvad punktet skal afklare. Bilag vedlægges i relevant omfang
  • at være ordstyrer på bestyrelsesmøder i ordets egentlige forstand; sørge for at alle bliver hørt, at der kun debatteres ét emne ad gangen, at der træffes en beslutning, og at denne gentages som afslutning på emnet
  • at gøre sit yderste for at bidrage til et godt samarbejdsklima
  • at påse, at de forhold, der kræves i lovgivning, vedtægter og forretningsorden overholdes.
  • at sikre afholdelse af bestyrelsesmøder

Næstformandens opgave er:

  • at tage over, hvis formanden får forfald
  • at sparre med formanden om foreningens arbejde

Den valgte sekretærs opgave er:

  • at gennemlæse skrivelser fra bestyrelsen før udsendelse for at sikre sproglig korrekthed
  • at udarbejde et kort referat af bestyrelsesmødereferater, som kan lægges på foreningens sider på Facebook og LinkedIn

Kassererens opgave er:

  • at holde opsyn med foreningens konti via kiggeadgang til foreningens konti
  • at holde bestyrelsen informeret om foreningens økonomi
  • at forestå udbetaling af beløb over 3.000 kr. i samarbejde med en person udpeget af bestyrelsen
  • at holde kontakt til den regnskabsførende i samarbejde med den ansatte sekretær
  • at sikre, at der er penge til rådighed på den konto til løbende udbetalinger under 3.000 kr., som den ansatte sekretær har adgang til
  • at udarbejde budget til vedtagelse på den ordinære generalforsamling
  • at fremlægge årsregnskabet på den ordinære generalforsamling, evt. i samarbejde med foreningens valgte revisor

Kontaktpersoner til udvalg har til opgave:

  • at holde bestyrelsen informeret om udvalgets arbejde
  • at følge op på de tiltag, udvalget tager
  • at være udvalgenes talerør i bestyrelsen
  • at holde udvalgene informeret om bestyrelsesbeslutninger og -tiltag af betydning for udvalgets arbejde

Den ansatte sekretær har til opgave:

  • at føre medlemskartotek (hænger p.t. sammen med hjemmesiden)
  • at holde hjemmesiden ajour
  • at udarbejde og udsende nyhedsbreve
  • at bistå bestyrelsen, herunder udarbejde og udsende dagsorden til bestyrelsesmøder
  • refundere udlæg på under 3.000 kr.
  • arrangere den årlige generalforsamling i samarbejde med formanden (herunder finde lokale, organisere stemmesedler, afkrydse deltagere i generalforsamlingen, modtage fuldmagtskrivelser, skrive referat mv.)
  • arrangere de årlige sommer- og julemiddage i samarbejde med et bestyrelsesmedlem
  • at bistå og fungere som sekretær for kursusudvalget (herunder udarbejde mødereferater, kursuskatalog, bestille mødelokale, modtage tilmeldinger, have kontakt til undervisere, kopiere kursusmateriale, udarbejde navneskilte til kursusdeltagere, organisere AV-udstyr, udarbejde og udsende kursusbeviser, kursusopfølgning, udsende og modtage evalueringsskemaer, varetage budget og regnskab for det enkelte kursus
  • at varetage alle praktiske opgaver vedrørende afholdelse af kurser, medlemsmøder, middage o.l.
  • at holde kursusoversigten ajour med kurser og konferencer i ind- og udland arrangeret af andre end Translatørforeningen
  • at besvare henvendelser til foreningen pr. telefon og e-mail
  • at opkræve kontingenter (PBS) og udsende evt. rykkere
  • at holde styr på bogføringsmateriale og sende bilag til foreningens bogholderifunktion med angivelse af kontering, jf. kontoplanen
  • at sende gaver og lykønskninger til runde fødselarer
  • at bistå tolkeudvalget i begrænset omfang
  • at deltage i udarbejdelse af evt. ny hjemmeside
  • at varetage arkivering af foreningens dokumenter, e-mails mv.
  • at bestille kontormateriale (herunder skriveblokke, kuglepenne mv.)
  • at fakturere og udsende velkomstbrev til nye medlemmer
  • at sende medlemsliste til Karnov (til brug i Labors dagbog)
  • at administrere de lukkede grupper på Facebook og LinkedIn
  • at sende hvervebreve ud til nyregistrerede translatører
  • at bestille navneskilte til nye medlemmer
  • at producere forsikringsbeviser ved årets udgang til udmeldte medlemmer 

Suppleanter
Suppleanter indsættes i bestyrelsen, hvis et medlem får varigt forfald og udtræder af bestyrelsen.

Bestyrelsesmøder

 

Der udsendes dagsorden 8 dage forud for møder i bestyrelsen. Dagsordenen kan omfatte følgende punkter:

  1. Godkendelse af referat af sidste bestyrelsesmøde
  2. Økonomi
  3. Status på igangværende projekter
  4. Siden sidst
  5. Nyt fra udvalgene
  6. Kommende aktiviteter
  7. Meddelelser
  8. Eventuelt
  9. Næste møde

Økonomi

 

Godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste

Deltagelse i bestyrelsens arbejde forgår som udgangspunkt på frivillig basis, og der udbetales således ikke godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste. Dog kan formanden undtagelsesvist anmode om godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste, hvis ekstraordinære opgaver for foreningen kun kan varetages inden for almindelig arbejdstid med deraf følgende indtægtstab for denne. Godtgørelsen følger Justitsministeriets takster for translatører og tolke.

Regnskab

Den ansatte sekretær indsamler bilag og kan foretage udbetalinger op til 3.000 kr. Bilagene bogføres af Spia, som jævnligt modtager bilag fra sekretæren.

Udbetalinger

Udbetalinger over 3.000 kr. skal godkendes af to fra bestyrelsen, hvoraf kassereren er den ene.

Udgiftsbilag

Bilag for udgifter til transport, overnatning, bespisning m.m. afleveres til den ansatte sekretær, gerne sammen med udfyldt forklæde, hvoraf det bl.a. skal fremgå, hvad formålet med udgiften har været af hensyn til korrekt kontering.

Bilag afleveres inden for 14 dage, efter at udgiften er afholdt.

Kvitteringer skal helst være originale, alternativt indscannet og e-mailet.

Transport

Foreningen betaler transportudgifter i forbindelse med opgaver, der varetages for foreningen. Hvis der er behov for transport udover det sædvanlige, aftales dette forud med formanden. Det skal søges så vidt muligt at bruge den billigste og mest hensigtsmæssige transportform.

  • offentlige transportmidler (tog og bus på standardklasse)
  • bil (statens takst for befordringsgodtgørelse, laveste takst)
  • færge
  • fly (billigst mulige afgange)

Bestyrelsesmedlemmer kan efter behov blive udstyret med klippekort, rejsekort o.l., alt efter hvad der er billigst for foreningen og mest praktisk for medlemmet. 

Overnatning

Der kan efter behov overnattes på hotel – maks. 1.000 kr./nat i Danmark. Uden for Danmark i rimeligt omfang i forbindelse med opgaver.

Der kan i særlige tilfælde, hvor overnatning ikke kan foregå efter regning, udbetales logidiæt iht. statens takster for skattefrirejsegodtgørelse.

2017: 209 kr./døgn

Måltider

Foreningen betaler måltider i forbindelse med rejseaktivitet for foreningen inden for rimelighedernes grænser.

Der kan i særlige tilfælde, hvor bespisning ikke kan foregå efter regning, udbetales kostdiæt iht. statens takster for skattefrirejsegodtgørelse.
2017: 487 kr./døgn

Gaver

Der sendes gaver til medlemmerne til markering af runde fødselsdage (40, 50, osv.) til en værdi af ca. 300 kr.

 

Gaver til receptioner gives i samme størrelsesorden, medmindre der foreligger særlige tilfælde.

Medlemsarrangementer

 

Foreningen afholder typisk følgende gratis arrangementer for medlemmerne:

  • Sommermiddag i hhv. Aarhus og København. For den by, hvor generalforsamlingen afholdes, afholdes på samme dato umiddelbart efter generalforsamlingen den årlige sommermiddag. I den anden by afholdes sommermiddagen i begyndelsen af juni. Arrangeres af den ansatte sekretær i samarbejde med en fra bestyrelsen.
  • Julemiddag i hhv. Aarhus og København. 

 

Øvrige medlemsarrangementer kan være kurser, foredrag, sociale arrangementer, virksomhedsbesøg, deltagelse i DHL-stafet m.m., som arrangeres af enten kursusudvalget eller bestyrelsen. Der vil til disse arrangementer i reglen blive opkrævet et deltagergebyr.

     

Årshjul

Det følgende er en oversigt over et typisk år for bestyrelsen.

Juni                      - Sommermiddag i den by, hvor generalforsamlingen ikke blev afholdt

- 1. møde i den nyvalgte bestyrelse

August                 - DHL-stafet (hvis det arrangeres)

                            - Bestyrelsesmøde

September           - SLAM (Scandinavian Language Associations Meeting) (lige år)

                            - 30. september: Hieronymusdag

Oktober               Bestyrelsesmøde

November/

december             Julemiddage i hhv. København og Aarhus

                            NTIF (Nordic Translation Industry Forum)

December            Bestyrelsesmøde

Januar                  SprogCamp i Hjørring

Februar                Bestyrelsesmøde

Marts                   Bestyrelsesmøde (med gennemgang af årsregnskab)

April                    - Generalforsamling i EULITA

                            - Indkaldelse til generalforsamling

Maj                      - Bestyrelsesmøde

 

- Ordinær generalforsamling (lige år i København og ulige år i Aarhus) 

 

Eksternt samarbejde

 

Translatørforeningen samarbejder med en række øvrige foreninger mv. Her er en oversigt over samarbejdspartnere samt repræsentantskaber: 

Samarbejdspartner

Kontaktperson

Kontaktdata

Forbundet Kommunikation og Sprog

Formand: Per Lindegaard Hjort

kommunikationogsprog.dk

Dansk Sprognævn

 

dsn.dk

EULITA

 

www.eulita.eu

Danske Translatører

 

dtfb.dk

STF (Statsautoriserte translatørers forening, Norge)

 

www.translatorportalen.com

SKTL (Finlands översättar- och tolkförbund (FÖTF))

 

www.sktl.fi

SFÖ (Sveriges Facköversättarförening)

 

www.sfoe.se

FAT (Föreningen Auktoriserade Translatorer, Sverige)

 

www.aukttranslator.se

Norfag (Norsk Fagoversetterforening)

 

norfag.org

NTF (Norsk tolkeforening)

 

tolkeforeningen.no

 

 

 

Log ind

Første gang du vil logge ind, skal du nulstille din adgangskode. Det gør du ved at vælge ”Glemt kodeord”. Angiv din e-mail-adresse og vælg ”Nulstil kodeord”. Følg dernæst vejledning i den e-mail, du modtager.

Glemt kodeord

Vi er medlemmer af EULITA